15条高效法则，让你成为时间管理的高手

grand

秘诀一：
数字“1440”的力量

时间是你最宝贵最稀缺的资源。

2 d# f+ s/ l, [2 A经常会有人问一个我每每听到都感到后背发凉的问题：“可以耽搁您一分钟吗？”
& O, C8 s7 N+ u5 J$ k
: G7 W; d0 Z) Z7 z: X于是，我在一张纸上打印了大大的“1440”。我和其他人解释：这是我用来提醒自己珍惜时间的，即一天只有1440分钟。没想到，后来耽误我一分钟的人越来越少了，而且我也听到其他人在做自己紧要的事情或拒绝不相关的会议时，会说“一天只有1440分钟”。
; P' i# r- z) e# g
是的，要想提升效率、管理时间，最重要的不是技巧，而是需要转变心态。
秘诀二：
8 K( _6 L  Z* d, a4 y/ h% N: M要事优先
# ~9 f$ B$ {. e" T& E2 |确定你最重要的任务，并将它放在其他事情之前完成。

6 _* O; Y& k0 L# N. X, N彼得·德鲁克说：“效率是正确地做事，成效是做正确的事。”当然，前提是要知道什么是你最重要的任务、什么样的活动能让你获得撬动目标的杠杆。

: Z& t8 L4 Q5 P9 N& F无论你关注的领域是健康、财富还是关系，你首先需要制定确切可量化的目标，确认后，你还需要把它放到自己的计划之内，尽早提上日程。

; j1 G5 w9 {7 D2 p, M/ V$ x1 x4 c8 W

秘诀三：
) f( f0 S8 Q7 c1 C: c$ h根据日程表来做事
佛罗里达的研究表明，蔡格尼克记忆效应可以通过制作一个完成任务的计划来克服，而不是真的需要完成任务本身。

蔡格尼克记忆效应：
% f8 ]0 ^$ `$ M紧张的、有意识或无意识的想法，都是由未完成的任务造成的。

如果你用日程表代替任务清**理你的生活：

专门安排一大块时间做对你来说是重要的事，这是所谓的“封闭时间”或者“封盒时间”；

重要的事情尽量安排在一天的早些时候，有利于避免被其他临时事情打乱；
% c8 h- b- P$ c8 q

! c. U% J! {7 z% n; d0 Z5 o0 J

不要废除你的目标，有必要的话，重新安排执行时间；

. ~' \& [3 l$ i6 T* r+ r

像对待你和医生的约定一样，对待你的“封闭时间表”，最好的习惯是自动拒绝不在规划内的请求。

* a; m3 R: j+ W5 q9 P) a& l在日程表里安排缓冲时间，什么也不做，这可以留给自己思考的时间，或者留给未按计划完成的项目。
3 n3 e+ ^+ G9 p3 m3 I

3 J1 n) y" C; r秘诀四：
/ X0 e' H) R7 `永别了，拖延症

拖延症：

把那些重要但无趣的任务推迟，去做相对来说更简单、更让人愉快的任务，比如看邮件，刷推特、脸书、美食、电视，都是拖延的绝佳方式。

9 O- F; }  w8 c2 z8 ]8 u拖延往往不是因为你懒，而是：

你缺乏足够的动力；你在制定目标或任务清单时，低估了未来情绪的力量。

那习惯了拖延的我们还有救吗？

' L( n( ^/ I" i* Y5 l% E6 w# d拖延症克星1：时间旅行
3 k! `3 n) _: b
1 ^7 l( N; ?: ]' O很多时候，你预设了目标，认为你将来会做，这种问题被心理学家称作“时间不一致”。其实我们所有人都面临“时间的偏差”，在真实的一刻到来时，你永远活在当下，会选择吃甜食、看电视、看视频……
( @# J/ f( ~: n' o" K- t9 F5 h4 |为了克服时间的不一致，我们必须和未来的自己斗争，从现在制定各种方案战胜未来的自己。

0 U- O/ V' `$ L/ v7 @& a2 R拖延症克星2：痛苦和愉悦
% ?- c7 \% `2 |. X
' H/ u' A/ j% {7 b对于你总是拖延的艰难任务，想想你为什么要做它，甚至可以在脑海里想想那个画面：

“做这件事我能获得怎样的乐趣呢？”
“如果我不做的话会感到什么样的痛苦呢？”

拖延症克星3：可靠的同伴

体育心理学家告诉我，预测一个人能否坚持锻炼的第一关键是看他是不是和别人一起做这件事。这个人可以是学校里的一位学习伙伴，或者是一位时刻监督你、对你负责的好朋友。此方法之所以有效是因为当我们打破对其他人的承诺时，你会感觉更糟糕。

拖延症克星4：奖励和惩罚

% F* J3 E2 J) c6 J我的一位朋友对她自己说，“只有付清了信用卡的钱才可以奖励自己买一双贵的鞋”。

你也可以向朋友许诺，当你完不成目标时给他们100美元或其他，只要能让你心疼就行，一旦你没有完成你的目标，他们可以把钱扣下，或捐给慈善机构。
) w* d: i, B" t9 k) s' V
拖延症克星5：向理想的自己进发
  i: G( }5 n: k
1 ?2 z1 q# c, P1 O  T3 B' y  J很多情况下，我们逃避任务是因为我们还没有描绘出一位自己想努力成为的人。
我们可以想象自己未来的理想样子，一个不同寻常但有效的策略是和自己谈话，把自己当成是那个理想中的自己——

“我是一个健康的饮食者，我是一个慢跑的人，我是公司里的头号销售代表，我是一个整洁的人，我是一名畅销书作家，我是一位企业家……”

拖延症克星6：不要完美的目标

当我们开始做一件事时，我们可以设立一个不那么完美的目标。
如果3公里的慢跑让你拖延，你就穿上运动服去外面绕街区跑一圈，这就足够好了。也许，当你这样做了之后，你还会继续跑。

1 e& N4 g( o' K/ |2 l# b' k秘诀五：
, j. d+ U  F2 b8 \总是会有更多的事情要做
& Q: \9 F) {; @+ l& @0 |9 x/ d真正的成功人士，不会为了完成待办清单上的项目而无休止地消耗自己的时间，他们会考虑紧急重要的事情，为每件事情安排好时间，够了就停下，不会永无止境。
事情总是做不完的，当你想为所有的事情负责的时候，有没有想过你其实是在试图追求完美？
# O; K& `9 O- @: g! N. ?, |作家杰斯卡**65381;特纳在她的书中说到：

“你绝不会没有时间做自己热爱的事情，这只是一个优先权的问题——反思一下，你是如何度过每天的，然后将时间投入到你重视的事上去。如果有一些对你真正重要的事，你会找到将它们融入你生活的方法的。”

秘诀六：
& j3 Z+ ~. n: ^9 ]. j" L0 b维珍效率法
理查德**65381;布兰森在被问及“什么是最重要的物品”时，他回答说：“听起来也许很可笑，但我总会在背包里放一本小小的笔记本。我旅行时，首先想到带在身边的是这本笔记本，没有这一页页纸，我绝不可能将维珍集团扩建到如今的规模。”
& s6 @1 O6 d: M  G: k
美国最杰出的商业哲学家之一，白手起家的百万富翁吉米·罗恩称，我们有三大珍宝需要留给后代：

一是你的照片；
% X! \2 i% `& T5 F' K1 t二是你的图书收藏；
三是你的日志，那些你拾起的想法、主意、以及你小心翼翼收集起来的讯息。

他认为，如果你真的很认真严肃地想要变成一个富有、有权力、老练、健康、有影响力、受过良好教育和独特的个体，那么就记一个日志。
8 H7 B3 h. v" c加利福尼亚州大学心理学家的一项研究表明，使用笔记本做记录，比使用电脑的人测试得分更高，因为收集笔记需要听力、认知过程和回忆一系列过程的共同参与。
, Q( \) n6 P' L/ u% Z) v$ j  t

6 C( {& p* G/ N$ l; L( p7 v0 ^

秘诀七：
用“321-0”法来掌控你的邮箱
. T$ C" ]& S6 v8 L8 Z根据麦肯锡的一项调查，办公职员们每天花费了33%的时间用于处理邮件。但只有你自己能改变被邮件过度支配的现状。
: W) F* P" _. g' u5个步骤掌控你的邮件：

使用“3210”方法，每天只检查并处理三次的邮件，设定一个21分钟的闹钟，把它当成一个游戏，在这期间把邮箱清空；

马上实施“4个D”原则。当你打开邮件，你要准备好办理（Do）、委派（Delegate）、推迟（Defer）、删除（Delete）它。此外，还可以考虑将其归入档案，比如为“当天回复”建立一个文件夹；

6 z- H% D4 e# p3 I+ t

在你发送、转发或抄送时要三思，避免加重信息过载，你也会少收到一些邮件；

主题栏写明要求的任务；

% i1 M0 J, K4 U* O. K

让邮件简短，这是尊重别人的一种表现，不意味着粗鲁。

秘诀八：
会议缩减法
% C: n7 {( y! ]5 o& s1 b* p$ y, I如何制定高效的会议议程？

在开会之前向与会者寻求关于会议议程方面的意见，以避免突然出现的新的议题，使会议偏离最初的目标明确；

2 M( Y1 N* `: r) W$ j, R

明确指出会议目的；

- Q- T7 h7 t1 I) G

明确指出谁是会议主持人；

确认所有受邀参会人员，参会人员越少越好；

$ [; f' d( q) X8 L4 ~2 u

尽可能列出会议的议题，以便让参会人员做出决定；

8 |6 R$ L( h' Z6 f, a  ]4 I

将每个议程安排的预估时间标注在议程后，以便参会者掌握会议进度。

此外，领导层的前进速度决定了企业的发展速度，每日的碰头小会就是你和团队成员快速碰头的会议，每天同一时间，不超过15分钟。
' C! C! C- {$ B3 t
每日的碰头小会应包括：

事件——过去24小时内重要内容。特别是和其他团队成员有关的方面；
' ?0 `& V2 u3 \1 f4 Q. d' B* |数字——检查日常指标，无论是销售、转换率或是小部件生产；
8 i2 w) E$ O8 S9 z问题——亟待解决的难度，需要消除的繁文缛节，或其他需要解答的问题。

1 J8 ?8 h+ O5 P8 |秘诀九：
% Y6 d# v: E1 Y: q  D. Y学会拒绝
做任何事都会有代价的。有句话叫“小心远处的大象”，一件小事在真的发生时都会变成大事。因此，我们要学会拒绝，更要允许自己拒绝，不要内疚，不要在意别人的想法。

) d5 }3 k  z, X4 A# x

在这里，为大家提供7种拒绝别人的简单方法：

我手上有项工作截止日期马上就到了，在此之前我不参加任何新会议。

. n& J( g& J' g# g& F2 ?& ?# ?. }

很不巧，这个时间我都安排满了，我只接受付费电话和会议，感谢理解。

我非常乐意联系您，但您看我的日程安排，在下个月**日下午2点15之前我都有安排。
- R# ~6 w# I% ]8 C7 c: L

" C  y/ w' N# J$ S

我下次接受电话咨询的时间是美国东部时间下周四凌晨两点到2点15，您看这个时间可以吗？

我觉得我不是最合适的人选，我可以把你推荐给这件事的专家，您可以同他聊一聊。
* p* H. Q( I! @# k' E9 N

/ v+ B( z, a* M% N7 S) _) d

正常工作时间里我没有办法参加其他会议或打电话，但是在行程中或晚上可以查收邮件，我们通过邮件沟通可以吗？

# \* _& d: z& l9 D

通常来讲，第一次通话，我只安排15分钟，如果你有兴趣方便草拟一份要讨论的议题发给我吗？

秘诀十：
; N$ {8 X0 u0 L) B$ f80/20思维模式
% e+ ?$ C3 \8 s" w' H! v有一个关于投入与产出的不平衡法则：80%的成功源自20%的努力。因此，我们要形成一种思维模式，去分辨出带给你超额回报的少数事情。

这就需要我们：

寻找捷径；
6 |* i. u8 |5 U: S0 U把最重要的事情做到极致，其他的差不多就可以了，或者直接不做；
) n2 \: ~1 Q; p& u( @* F1 x, l2 z  L发展自己的技能，使自己做几个目标领域出类拔萃，不要试图掌握一切；
' x. V) x$ p( T: U5 U& f! c8 g要知道，你可以通过确定对你来说最重要的20%的目标和工作来减少工作量，减轻压力，提升幸福感。

秘诀十一：
善于委托
我们每个人可以对自己的任务进行分析：

放弃：我可以放下什么工作，什么事情我可以完全不做？
1 T; x1 q6 E- R, W2 {# H2 e分派：哪些工作我可以分派给下属，哪些工作可以外包出去？
重新设计：哪些工作需要我换种节省时间的方式继续做？

我们也可以把上一周的工作任务或参加的会议列一个表，然后按以下几个步骤进行思考：

“这个任务对我或公司来说有多重要，如果我完全不做会怎样？”
“我是做这项工作的唯一人选吗，公司内外哪些人可以完成这项工作？”
“这个结果怎样能更快实现？如果我只有一半时间，这项工作怎么完成？”

, J( x+ x4 O$ [# x秘诀十二：
9 {7 C& n* W, E* k  [' \: v设定主题，提升生产力
0 i+ C- ]+ z4 ]- Z5 f推特联合创始人杰克**65381;多西，每天要工作十六小时，他解释自己高效的工作秘诀是规定每天的主题：

周一：专注于管理和运营，召开会议把管理工作逐一完成；
: G% K& r3 D) A5 U! z2 X周二：主要关注产品；
' V. f' P, L) S% w) F$ I) P% t% P周三：关注市场营销、沟通交流和发展；
! _$ d$ _% Q$ F7 t周四：关注开发商和合作伙伴；
# B! Q3 b+ d/ G6 [- s) b' M: ?5 Y周五：关注企业文化及人员招聘；
周六：休息，去远足；
9 S% g+ S3 b# W( B2 L3 {" d" s  D周日：自我反省，处理反馈，制定策略，为新的一周工作做准备。

著名的企业家培训师丹**65381;沙利文建议，至少要确定3种不同类型的主题：

专注日：关注最主要的活动，销售、创收、尽力做到最好。
缓冲日：协调和沟通，及时回复邮件、电话、举行内部活动，分配任务，完成培训和教育活动。
; u) K$ a- ?7 j: c: h3 s自由日：不安排工作，留出时间度假、放松或做慈善，恢复精力的时间。

秘诀十三：
" }/ I8 g! M$ v9 }, e$ z. f立刻去做不超过5分钟的事情
" \; K. v2 f/ P4 y1 r  g" v成功的人士会对遇到的事情立即采取行动，“凡事只做一次”的心态非常重要，也会使事情变得简单。

# L, Z: `2 e0 g+ }/ ^" }6 L秘诀十四：
4 i# Q- W% D7 f% z利用清晨1小时提升一整天的精气神
; L3 F- V0 e9 y# P; c0 u高效能成功人士的共性有5个：

大部分人都习惯早上6点或更早时间起床；
通过饮用大量的水来补充身体水分；
) M' b" M8 _- Z$ }* O8 Q7 F9 d健康早餐（例如水果、燕麦片、绿色混合饮料、蛋白质、低碳水混合物）；
运动；
很多人冥想、记日志或晨读。

% M4 s+ x( H3 n《魔法早晨》的作家哈尔**65381;埃尔罗德认为，拥有魔法早餐的前提是每天起床后把所有时间都贡献给个人发展，这样你才能具备必要的能力。

, ?8 W7 T3 i" h7 }5 P! ^, Z

对此，他发明了一套“S.A.V.E.R.”系统：

S代表沉默Silence（平和、感恩、冥想、祈祷）；
8 D* n2 {1 Q, Q& ^# B+ h3 u# l# c6 }A代表肯定Affirmation（目标、优先事项）；
( i1 k3 Z/ r2 FV代表形象化Visualization（把目标或理想伤害清楚呈现在心里）；
E 代表运动Exercise；
# |. k4 N0 g. z8 p4 {( R# G& bR 代表阅读Reading（自我提升）；
S 代表书写Scribing（日志）。

秘诀十五：
$ ^1 m) w  |; @" d& ?' `( s8 ~! g精力和注意力决定生产力，而不是时间
将你的精力最大化，而不是增加工作时间。
提高整体精力水平的方法是保持身体健康。因此，我们需要：

足够的睡眠；
8 b, B. k/ O: B% F; [* l尽可能少饮酒；
. K5 d& F" v, D8 z& T尽可能少摄取咖啡因，尤其在白天快结束时；
多吃天然健康的食品，少吃加工食品；
! M3 o+ _$ s) D2 |9 q2 w体重保持着健康范围内；
多喝水；
每天坚持运动（20分钟快走就可以）

tend

于是，我在一张纸上打印了大大的“1440”。我和其他人解释：这是我用来提醒自己珍惜时间的，即一天只有1440分钟。没想到，后来耽误我一分钟的人越来越少了，而且我也听到其他人在做自己紧要的事情或拒绝不相关的会议时，会说“一天只有1440分钟”。,