流程梳理的四个步骤

qian211111 · 发表于 2022-1-19 15:58

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第一步：明确流程所对应的相关管理制度 流程最终是服务于公司管理和业务的。在各个管理条线和业务条线上，都会有相应的管理制度。流程的梳理，应该以相应的制度为依据，制度适用范围就对应着流程的适用范围，制度的管理边界也对应着流程的管理边界，这样梳理出来的流程才能符合公司的管理要求。如果公司已经有相对较为完善的管理制度，那么可以依照这些制度进行流程梳理。如果公司暂时还没有相关管理制度，就需要先明确管理制度之后，再进行流程梳理。有的公司为了快速推进流程管理工作，管理层可能会要求在没有明确相应管理制度的情况下先梳理流程，这其实是不可取的。因为流程一旦没有制度做支撑，如同无源之水、无根之木，其权威性、适用性将大打折扣。
小张在HR部门了解到公司已经有了较为完善的人事制度，对于员工休假的政策也有了明确的规定。同时小张还了解到，在公司创业早期，员工数量少，管理架构简单，公司对员工请假采用的是相对宽松的操作方式。那时HR熟悉公司每一位员工，能及时掌握员工休假的情况。现在公司员工数量已经达到了几百人，如果继续沿用宽松的操作方式，极有可能会造成假期漏报漏登记，对HR部门的考勤管理带来较大的不便。因此HR部门有强烈的需求要规范请假流程。HR部门提供了详细的《员工休假制度》。有了相应的管理制度，接下来小张可以着手进行流程的梳理了。
第二步：确定流程的输出
细心的朋友们一定发现了，在流程的定义里，输出是放在最后的，而我们梳理流程的时候，把输出放到了第一步最先来做。输出是流程的目标，也就是说实施这个流程究竟要达到什么目的。我们在做很多事情之前，都需要先设定一个预期的目标，然后朝着这个目标努力。流程也不例外，一个流程应该有明确的目标，也就是明确的输出，因此我们要把流程的输出放在流程梳理的第一步来考虑。在流程梳理之初，我们就应该确定做这个流程原因是什么？是为了解决什么问题？这个流程是管理流程还是业务流程？是决策流程、执行流程还是决策执行流程？明确了流程的输出，也就明确了流程的管理目标。
《员工请假流程》是员工最常用的流程之一，每个员工都需要通过这个流程进行假期申请，它的使用者是公司的全体员工。它是HR管理中的一个流程，因此它属于人事管理流程。假期申请提交后，会交由相应的审批人（HR制度里规定的审批人）进行审批，从而决策是否同意员工的假期申请。所以它也是一个决策流程，它的输出就是决策结果：是否同意员工的请假申请。
第三步：确定流程的输入
输入是流程的前置环节，是启动流程之前需要提前完成的准备工作。要确保流程有效运作，就必须有符合流程要求的输入。不同的流程对于输入的要求是不相同的，比如提交某项申请需要准备相应的申请材料、生产某个产品需要准备相应的原材料，等等。流程输入的内容，是流程处理人或决策人进行执行或决策操作的直接依据。当我们把所有需要输入的信息罗列出来之后，我们就会得到一个完整的流程申请表单，申请人只需要按要求填写这个表单，就能提供流程执行或决策所需要的全部完整信息。
第四步：确定流程的处理过程
流程的处理过程是指流程从发起到结束所经历的处理环节，通常这些环节是被预设好的。环节可能是一个，也可能是多，这些环节之间存在着相互的依赖关系或是先后顺序。每个处理环节都会对应到一个具体的处理岗位、职责和工作授权，而规定这些操作细节的就是我们在第一个步骤里所提到的相关制度。